Många danska styrelser har fortfarande samma mötesagenda som för 15 år sedan: ekonomi först, därefter driftsuppdateringar och – om tiden räcker – en kort strategidiskussion. Men år 2025 är kraven på styrelsens värdeskapande betydligt högre. Ägare och ledningar förväntar sig att styrelsen aktivt bidrar till utveckling, riktning och tillväxt. Det kräver ett uppbrott från gamla mötesformat – och en ny förståelse för hur man utformar ett möte som faktiskt skapar värde.
I detta nyhetsbrev fördjupar vi oss i hur du strukturerar och faciliterar ett värdeskapande styrelsemöte, där alla medlemmar aktivt bidrar och strategin står i centrum. Vi ger dig konkreta råd om agendauppbyggnad, förberedelser och mötesledning – och inkluderar citat från erfarna rådgivare och styrelseordföranden.
Från rapportering till reflektion: Ett paradigmskifte i styrelsearbetet
Ett effektivt styrelsemöte 2025 är inte en statusrapport utan en ram för reflektion, bollplank och strategisk framdrift. Mötestiden ska inte gå åt till genomgång av material som ledamöterna kunde ha läst i förväg. Den ska i stället skapa utrymme för samtal som är för komplexa för PowerPoint – och som kräver gemensam närvaro.
“Ett bra styrelsemöte är inte en uppläsningsarena, utan ett arbetsrum med strategiskt fokus. Om du som ordförande inte skapar utrymme för verkliga diskussioner, blir strategin bara ännu en punkt på agendan.” – säger Advokat (H) Jackie Phillip
Det förutsätter naturligtvis att ledamöterna faktiskt läser materialet – och att ledningen levererar det i en form som inbjuder till läsning: kortfattat, tydligt och relevant. Här är kommunikationsformen avgörande. Förmaterial (pre-read) bör skickas ut senast fem arbetsdagar före mötet och innehålla:
Ekonomiska nyckeltal och uppdatering om resultat
Driftsstatus och kritiska utmaningar
Eventuella compliance- eller riskrapporter
Kortfattad ledningsrapport med reflekterande frågor
På mötet används dessa punkter inte som presentationer, utan som kontext för det strategiska arbetet. “De ekonomiska nyckeltalen skickas också ut veckovis, så styrelsen bör redan vara uppdaterad och påläst inför mötet,” säger Advokat (H) Jackie Phillip.
En agenda som skapar framdrift
En värdeskapande agenda ska vara kurerad – inte bara en punktlista. Det är styrelseordförandens ansvar – i nära dialog med ledningen – att säkerställa en prioritering som speglar bolagets verkliga behov. Ett möte med åtta punkter är sällan effektivt. Tre stora frågor är bättre än åtta små.
En agenda för ett värdeskapande möte kan t.ex. se ut så här:
Välkomst och godkännande av agenda (2 min)
Reflektion över förmaterial och nyckelinsikter (10 min)
Strategiskt tema 1: t.ex. Skalning av affärsmodellen (45 min)
Strategiskt tema 2: t.ex. Talangstrategi och rekrytering (45 min)
Risklandskap och möjliga kursändringar (30 min)
Utvärdering av samarbetet styrelse/ledning (15 min)
Övriga frågor och nästa steg (10 min)
Temana ska vara kända av alla i förväg, och det är avgörande att ledningen inte använder första halvan av mötet till att presentera slides och rapportera sitt arbete. Styrelsen ska arbeta – inte lyssna.
Hur skapar man strategiska samtal?
Strategiska diskussioner kräver en annan möteskultur än budgetgenomgångar. De kräver:
Tydliga frågor: t.ex. “Hur stärker vi vår kundlojalitet under 2025?” i stället för “Status kundutveckling”.
Strukturerad dialog: där alla får komma till tals och mötesledaren faciliterar jämn fördelning.
Utrymme för oenighet: annars blir samtalet bara en bekräftelse på ledningens förslag.
“Det är inte ledningens PowerPoint utan styrelsens gemensamma reflektion som skapar verkligt värde i mötet.” – understryker Advokat (H) Jackie Phillip
Många styrelser kan ha nytta av att använda breakout-format: korta samtal i små grupper under mötet, där ledamöterna diskuterar en fråga och sedan återför sina poänger i plenum. Det ger variation, energi och bredare perspektiv.
Vad krävs av styrelseledningen?
Styrelseordförandens roll i ett värdeskapande möte kan inte överskattas. Det är ordföranden som:
Utarbetar agendan i samarbete med ledningen
Säkerställer ett läsbart och tidigt utskickat förmaterial
Fokuserar mötet på få, viktiga ämnen
Håller tiden och faciliterar dialogen
Skapar trygghet så att alla bidrar – även kritiskt
Det kräver förberedelse, nyfikenhet och ett tydligt men öppet tillvägagångssätt. Många ordföranden arbetar idag med personliga mötesanteckningar och frågor som kan öppna upp samtal och föra styrelsen bort från gamla rutiner.
Utvärdera – och bli bättre varje gång
Ett värdeskapande möte avslutas inte med ett “tack för idag” från ordföranden. En professionell styrelse utvärderar kontinuerligt sina möten – formellt eller informellt – och frågar:
Använde vi tiden rätt?
Tog vi de nödvändiga besluten?
Fanns det utrymme för reflektion och oenighet?
Vilka mötesformat fungerade – och vilka inte?
“Strategiska beslut kräver mod, öppenhet och en möteskultur där oenighet är välkommen – det är ordförandens ansvar att skapa det rummet.” – Advokat (H) Jackie Phillip
Redo att skapa mer värde i nästa möte?
Om du som styrelseordförande, VD eller styrelseledamot vill stärka dina möten och skapa större strategisk effekt, kan Board Institutes styrelseutbildning stärka dina professionella styrelsekompetenser. Du kan läsa mer om vår utbildning här.
Värdet av ett styrelsemöte mäts inte i hur många slides som visas, utan i kvaliteten och meningsfullheten i de beslut och samtal som förs. Med ett uppdaterat förhållningssätt till agenda, facilitering och möteskultur kan din styrelse skapa mycket större strategiskt genomslag – och därmed leva upp till kraven från ägare, ledning och framtid. Du kan läsa mer om just detta ämne i vår senaste bok FRAMTIDENS STYRELSE, andra upplaga