Mange af vores alumner er nye i bestyrelsesverdenen. Uanset om man selv skal starte en ny bestyrelse op som leder, eller man skal indtræde i eksisterende bestyrelser, er det vigtigt at have styr på, hvordan bestyrelsesmøder forløber effektivt.
Bestyrelsesmøder er en central del af virksomhedens styring og strategiske retning. For mange virksomheder er disse møder afgørende for at sikre, at bestyrelsen kan træffe de nødvendige beslutninger, fastholde virksomhedens strategi og vision samt navigere i et konstant skiftende marked. Men bestyrelsesmøder kan ofte blive ineffektive, enten fordi de trækkes ud, fordi diskussionerne mister fokus, eller fordi der ikke bliver fulgt godt nok op på de beslutninger, der træffes på møderne.
Som Lars Ib, rektor på Business Institute Denmark og underviser på Board Institute, siger; ”gennem tiderne har der været meget diskussion om hvad der udgør effektivt bestyrelsesarbejde, og med de mere end 30 års erfaring jeg har fra området, har jeg i hvert fald nogle erfaringsbaserede anbefalinger jeg gerne vil give videre”.
Disse anbefalinger finder du i dette blogindlæg, som netop har til formål at give dig en guide til, hvordan du kan lede effektive bestyrelsesmøder, der skaber værdi for virksomheden og dens interessenter. Og selvom du måske allerede synes, at dine bestyrelsesmøder forløber effektivt, er der måske alligevel noget at tage med herfra.
1. Forberedelse er nøglen til succes
Det siges ofte, at godt begyndt er halvt fuldendt, og det gælder også (især) for bestyrelsesmøder. Forberedelsen starter længe før mødet finder sted, og den indebærer at sikre, at alle nødvendige dokumenter og informationer er tilgængelige i god tid.
Som bestyrelsesleder bør du sørge for at udarbejde en klar og struktureret dagsorden, som både fremhæver de centrale punkter og giver plads til mødets vigtige diskussioner.
En effektiv dagsorden er mere end bare en liste over emner, der skal diskuteres. Den bør være organiseret således, at de mest presserende og strategisk vigtige spørgsmål bliver behandlet først, mens mindre kritiske emner kan placeres senere i mødet. Desuden bør der være tid afsat til både vidensdeling og diskussioner, så bestyrelsen kan tage velovervejede beslutninger.
Lars Ib siger; ”helt grundlæggende er det vigtigt at få sat de rigtige samtaler i bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen og virksomheden er i god gænge, kan man skyde overvågningsdelen lidt til siden, og fokusere på at give de kvalificerende input til virksomheden. Så sørg for at afsætte kvalitetstiden til de kvalitative samtaler.”
Overvej at inkludere tidsangivelser på dagsordenen for at hjælpe med at holde mødet på sporet. Dette giver også medlemmerne en klar forventning om, hvor lang tid der er afsat til hver del af mødet.
2. Inddragelse og engagement fra alle deltagere
Et bestyrelsesmøde er kun så effektivt som det engagement, der kommer fra deltagerne. Som mødeleder er det din opgave at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er engagerede og deltager aktivt i diskussionerne. Dette starter med at sætte forventningerne før mødet. Sørg for, at alle har haft tid til at læse dagsorden og relevante dokumenter, og opfordr dem til at forberede sig, eventuelt med spørgsmål eller kommentarer til punkterne på dagsordenen.
Under mødet bør du aktivt facilitere diskussionen, så alle får mulighed for at bidrage. Det er vigtigt at skabe et miljø, hvor forskellige synspunkter bliver hørt, og hvor medlemmerne føler sig trygge ved at ytre deres meninger. Mangfoldighed i perspektiver kan føre til mere velovervejede beslutninger og kan hjælpe med at belyse potentielle udfordringer, som måske ikke var blevet opdaget uden en åben diskussion.
Overvej at stille åbne spørgsmål og give plads til debat, så samtalen ikke bliver domineret af få personer. Dette kan bidrage til at sikre, at alle relevante emner bliver diskuteret grundigt.
3. Hold fokus på strategi og langsigtede mål
En af de største udfordringer ved bestyrelsesmøder er at holde fokus på de strategiske spørgsmål frem for at blive opslugt af driften af virksomheden her og nu. Selvom det er vigtigt at være informeret om virksomhedens daglige drift, bør bestyrelsens primære opgave være at sætte retningen og sikre, at virksomheden arbejder hen imod sine langsigtede mål. Som Lars Ib siger, så gælder det ”at når man først ved, hvor det er man gerne vil hen med virksomheden, og har strategien på plads. Så kan man fokusere sin energi på de kvalitative dialoger og målsætninger på bestyrelsesmøderne. Her kan man dykke ned i de her strategiske initiativer og folde dem mere ud for at afklare hvor man er god og hvor man måske halter lidt efter.”
Som mødeleder er det din opgave at styre diskussionerne, så de forbliver på et strategisk niveau. Dette kan kræve, at du afbryder diskussioner, der bevæger sig for langt ind i operationelle detaljer, og leder samtalen tilbage til de overordnede mål og visioner. Det kan også være en god idé at inkludere en fast post på dagsordenen, hvor bestyrelsen vurderer virksomhedens fremdrift i forhold til dens langsigtede mål. Ligesom en jævnlig evaluering også anbefales.
Brug visuelle hjælpemidler som grafer og tal for at give bestyrelsen et klart overblik over virksomhedens fremgang i forhold til de strategiske mål. Dette kan hjælpe med at fastholde fokus på de vigtigste områder.
4. Effektiv beslutningstagning
Bestyrelsesmøder handler i høj grad om at træffe beslutninger, der kan drive virksomheden fremad. For at sikre, at beslutningerne er velbegrundede og kan implementeres effektivt, er det vigtigt at skabe en klar proces for beslutningstagning. Dette indebærer, at man fører diskussionen hen mod en konklusion, hvor bestyrelsen enten kan stemme eller nå til enighed om en given beslutning.
En god praksis er at sikre, at alle beslutninger er klart formuleret og nedfældet i mødereferatet, sammen med en handlingsplan og tildeling af ansvar. Dette gør det lettere at følge op på beslutningerne og sikre, at de bliver implementeret.
5. Opfølgning og implementering
Et møde slutter ikke, når deltagerne forlader lokalet. Opfølgning er en afgørende del af enhver beslutningsproces, og det er her, mange bestyrelser fejler. Sørg for, at der er en klar plan for, hvordan beslutningerne fra mødet skal implementeres, og at der er udpeget ansvarlige personer til at følge op.
Som bestyrelsesleder bør du også sørge for at følge op med bestyrelsen mellem møderne, for at sikre at alle er på rette spor. Dette kan være i form af en kort opdatering om fremskridt, eller en påmindelse om kommende deadlines.
”Det er afgørende at følge op på den strategi man har lagt, og de beslutninger man træffer. En ting er at udvikle strategien og lave nogle planer, men udfordringer vil typisk være at finde i evnen til at eksekvere. Og derfor bør man som bestyrelse zoome ind på om man har de rette kompetencer, processer og prioriteringer. Det handler om at have et stort fokus på organisationens strategiske handlekraft, som sikrer at vi gennemfører den strategi, der egentlig er det vigtige,” som Lars Ib siger det.
Hold en kort opfølgning på næste bestyrelsesmøde for at sikre, at alle beslutninger er blevet implementeret som planlagt, og at alle er orienteret.
6. Skab en kultur af læring og kontinuerlig forbedring
Sidst men ikke mindst, er det vigtigt at skabe en kultur, hvor bestyrelsen konstant søger at forbedre sine egne processer og resultater. Dette kan indebære, at man regelmæssigt evaluerer effektiviteten af møderne og diskuterer, hvordan de kan forbedres. Overvej at gennemføre en årlig evaluering af bestyrelsens arbejde, hvor medlemmerne kan give feedback på mødeledelsen og forslag til forbedringer.
Opfordr bestyrelsesmedlemmerne til at deltage i relevante kurser eller lignende for at holde sig opdateret med bestyrelsesarbejde. Dette kan være med til at hæve niveauet og sikre, at bestyrelsen fortsat er effektiv og udvikler sig.
Konklusion
Effektive bestyrelsesmøder kræver planlægning, engagement og en klar fokusering på de strategiske mål. Ved at følge denne guide kan du som bestyrelsesleder forhåbentligt sikre møder, der ikke kun er effektive, men også driver virksomheden fremad. Bestyrelsesmøderne skal ikke blot være en formalitet, men en platform for strategisk udvikling, hvor alle medlemmer bidrager aktivt og konstruktivt.
At holde sig opdateret er noget af det, vi i al stilfærdighed mener, at vi kan bidrage til med bestyrelsesuddannelsen. Måske kunne en bestyrelsesuddannelse måske være den rette måde for dig at holde dig opdateret på og samtidig udvikle dine kompetencer som bestyrelsesmedlem?
I så fald er du velkommen til at kontakte CEO Marius Sangild på ms@jackie-phillip.dk
