At evaluere sig selv er en af de vigtigste opgaver for en bestyrelse, og det har vi tidligere skrevet om. Dog er selvsamme evaluering af direktionens performance også central for at bestyrelsen kan sikre at virksomheden er på rette kurs. En effektiv evaluering sikrer, at virksomheden ledes på en måde, der opfylder de strategiske mål, maksimerer virksomhedens værdi og tager højde for de fremtidige risici og muligheder. Og så kan en effektiv evaluering enten gøre direktionen bedre eller stille dig som bestyrelse bedst hvis direktionen skal udskiftes. Men hvordan griber man denne opgave bedst an som bestyrelse?
I dette nyhedsbrev vil vi gennemgå de vigtigste trin til at foretage en grundig og brugbar evaluering af direktionens performance, og hvordan bestyrelsen kan sikre en kontinuerlig og effektiv daglig ledelse og drift af den organisation man er ansvarlig for.
1. Definer klare mål og forventninger
Første skridt i enhver evaluering er at have en tydelig forståelse af, hvad der skal evalueres. Bestyrelsen skal definere klare mål og forventninger til direktionen, både på kort og lang sigt. Disse mål bør afspejle virksomhedens overordnede strategi og kan (og bør) omfatte både finansielle og ikke-finansielle målepunkter.
For eksempel kan mål omfatte økonomiske resultater som vækst i omsætning og indtjening, men også mere kvalitative faktorer såsom kundetilfredshed, medarbejderudvikling (og -tilfredshed) og innovation.
2. Fastlæg evalueringskriterier
Bestyrelsen bør fastlægge de specifikke kriterier, der vil blive brugt til at evaluere direktionens præstationer. Disse kriterier bør afspejle virksomhedens strategi og de mål der er sat heri, men også tage højde for eksterne faktorer såsom markedsforhold og konkurrencesituation. Evalueringen bør inkludere:
- Økonomiske resultater: Har direktionen opnået de finansielle mål, der blev sat? Hvordan er virksomhedens resultater i forhold til budget og konkurrenter?
- Strategisk gennemførelse: Er direktionen lykkedes med at gennemføre den strategi, som bestyrelsen har godkendt? Er der skabt værdi for virksomhedens interessenter?
- Ledelsesmæssige evner: Hvordan fungerer direktionen som leder? Er der opbygget og fastholdt en stærk ledelsesgruppe? Hvordan er samarbejdet med bestyrelsen? Hvordan er relationen til medarbejdere?
- Risikostyring: Hvordan har direktionen håndteret risici og uforudsete udfordringer? Har der været proaktive tiltag til at håndtere risikofaktorer?
3. Brug en kombination af kvantitative og kvalitative data
En effektiv evaluering kræver en kombination af både kvantitative data (f.eks. økonomiske resultater, vækstmål, ROI) og kvalitative data (f.eks. feedback fra medarbejdere, eksterne interessenter, og bestyrelsens egne observationer og analyser).
Bestyrelsen kan indsamle data fra en række kilder, herunder:
- Årsregnskaber og kvartalsrapporter
- Kvalitative rapporter fra nøglemedarbejdere og interessenter
- Interviews eller spørgeskemaundersøgelser med direktionen og andre medarbejdere (f.eks. APV’en)
Ved at integrere både objektive målinger og subjektiv feedback kan bestyrelsen få et mere nuanceret billede af direktionens samlede præstationer.
4. Gennemfør en 360-graders evaluering
En 360-graders evaluering er et nyttigt værktøj til at vurdere direktionens ledelsesmæssige evner. Denne metode giver feedback fra en række forskellige kilder, herunder kolleger, underordnede, eksterne partnere og bestyrelsen selv. Det giver et bredt perspektiv på, hvordan direktionen bliver opfattet af forskellige interessenter.
Bestyrelsen kan drage fordel af denne type evaluering for at få et helhedsbillede af direktionens performance, særligt på den interne front i forhold til kommunikation, samarbejde og ledelsesstil.
5. Opret en struktureret feedback-proces
Det er afgørende at skabe en struktureret og gennemsigtig proces for at give feedback til direktionen. Dette bør inkludere regelmæssige opfølgende møder, hvor direktionens performance og evalueringen heraf diskuteres åbent og konstruktivt. Bestyrelsen bør sikre, at feedbacken både anerkender succeser og fremhæver områder med forbedringspotentiale.
Feedback bør være specifik, fokuseret på konkrete eksempler, og fremadskuende. Det handler ikke kun om at vurdere, hvad der er sket, men også om at give direktionen de rette værktøjer og vejledning til at forbedre sig. Denne rådgivende funktion er central for en god bestyrelse.
6. Diskuter langsigtet udvikling og succession
En vigtig del af evalueringen er at tage højde for direktionens langsigtede udvikling. Har virksomheden de rette ledere på plads til at drive vækst i fremtiden? Er der tilstrækkelig planlægning for ledelsesmæssig succession? Dette er afgørende for at sikre virksomhedens bæredygtighed på lang sigt.
Bestyrelsen skal tage stilling til, om direktionen skal udvikles gennem videreuddannelse, mentorordninger eller andre udviklingsprogrammer for at sikre, at virksomheden har den nødvendige ledelsesmæssige kapacitet til fremtidige udfordringer.
7. Dokumentér evalueringen
Det er vigtigt, at evalueringen bliver dokumenteret grundigt. Dette sikrer, at både bestyrelsen og direktionen har en klar forståelse af resultaterne, og det kan fungere som et referencepunkt for fremtidige evalueringer. Dokumentationen bør inkludere:
- De konkrete mål, der blev sat
- Direktionens præstationer i forhold til disse mål
- Områder med potentiale for forbedring
- Specifikke handlingspunkter og opfølgningsplaner
Dette giver også en klar historik over direktionens udvikling over tid, hvilket kan være nyttigt, når bestyrelsen skal tage større strategiske beslutninger om ledelsen.
8. Fortsæt dialogen
En evaluering af direktionens præstationer bør ikke være en engangsbegivenhed. Det er en kontinuerlig proces, hvor feedback og evalueringer løbende bør diskuteres i dialogen mellem bestyrelse og direktion. Ved at fastholde en åben og ærlig dialog mellem bestyrelsen og direktionen kan virksomheden sikres en mere effektiv ledelse, der kan handle hurtigt på nye udfordringer og muligheder.
En stærk evaluering fører til stærkere ledelse – og en stærkere virksomhed
At evaluere direktionens performance kræver en struktureret og grundig tilgang, hvor bestyrelsen spiller en central rolle. Gennem klare mål, grundige evalueringskriterier og åben kommunikation kan bestyrelsen sikre, at direktionen præsterer optimalt og skaber langsigtet værdi for virksomheden.
Det er vigtigt at huske, at dit ansvar som bestyrelsesmedlem rækker længere end blot de møder, du deltager i her og nu. Du skal konstant holde virksomhedens langsigtede mål i fokus og tage beslutninger, der afspejler det større billede. Det kræver en kontinuerlig indsats at blive et dygtigt og effektivt bestyrelsesmedlem og holde fokus på strategi, men med den rette indstilling kan du gøre en markant forskel for virksomheden.
Hvis du ønsker at styrke dine bestyrelseskompetencer yderligere, kan du eventuelt tage vores bestyrelsesuddannelse, og måske efterfølgende koble dig på vores alumne-netværk. I al fald er du velkommen til at kontakte CEO Marius Sangild på ms@jackie-phillip.dk for en snak herom.
