Sådan organiserer du en ny bestyrelse
Mange af vores alumner er ejerledere, som tager uddannelsen for at stå bedre når man selv skal organisere en bestyrelse i sin organisation, som rent faktisk skaber værdi, og ikke bare er en skrivebordøvelse.
Men når man er ny i bestyrelsesverdenen, kan det at etablere en bestyrelse i sig selv være en uoverskuelig størrelse. Når man så oveni det, skal fordele roller og ansvarsområder til den bestyrelse, er der mange der giver op og etablerer det vi kalder en ”tantebestyrelse”, simpelthen fordi, at opgaven for mange bliver uoverskuelig og svær at gennemskue værdien i. Det vil vi gerne lave om på med Fremtidens Bestyrelse og vores Board Institute bestyrelsesuddannelse, og derfor vil vi også her dele den viden vi har på området.
Når du som ejerleder tager skridtet til at etablere en værdiskabende bestyrelse i din virksomhed, er det vigtigt at forstå de forskellige roller, der udgør en effektiv bestyrelse, og hvordan disse roller bedst kan udfyldes for at skabe reel værdi for virksomheden. En velorganiseret bestyrelse kan være en kæmpe ressource for virksomheden, idet den kan bringe eksterne perspektiver, erfaring og strategisk vejledning til bordet.
Når man beder advokat (H) Jackie Phillip og ejer af Board Institute om at give et godt råd til ejerledere i denne situation siger han følgende, ”Mit bedste råd til en ejerleder er netop at gøre ledelsesmedlemmet opmærksom på, at de netop arbejder for en ejerleder, og skal respektere ejerlederens måde at drive forretning på. Kan medlemmet ikke tilpasse sig ejerlederen, eller udfordre inden for rimelighedens rammer, skal vedkommende ikke melde sig ind i den bestyrelse. Når det er sagt er forandring godt, og ejerlederen og bestyrelsesmedlemmet skal sammen finde ud af, hvor ejerlederens kompetencer ikke rækker, her kan bestyrelsesmedlemmets kompetencer komme i spil”.
I dette blogindlæg gennemgår vi, med viden og kommentarer fra advokat (H) Jackie Phillip, de væsentligste roller i en bestyrelse, deres ansvar og hvordan man bedst sammensætter en bestyrelse, der kan bidrage til virksomhedens langsigtede succes.
Bestyrelsens grundlæggende struktur
Bestyrelsen er typisk sammensat af en række nøgleposter, som hver især har forskellige ansvarsområder. Disse inkluderer:
- Bestyrelsesforpersonen
- Næstforpersonen
- Bestyrelsesmedlemmerne
- Eventuelt: Revisor eller anden ekstern rådgiver
1. Bestyrelsesforpersonen
Bestyrelsesforpersonen er ansvarlig for at lede bestyrelsens arbejde og sikre, at bestyrelsen fungerer effektivt som et kollektivt organ. Forpersonen sætter dagsordenen for møderne, leder diskussionerne, og sikrer, at alle medlemmer får mulighed for at ytre deres synspunkter. Derudover er forpersonen ofte virksomhedens ansigt udadtil i forhold til aktionærer og andre interessenter.
Jackie Phillip tilføjer, at ”rekruttering til bestyrelsen er også en af forpersonens opgaver. Min største opfordring skal være, at forpersonen i sin rekruttering ser bort fra at samle en oldboys- eller kaffeklub, men i stedet går kritisk til værks og rekrutterer de bedste kandidater. Som måske også er at finde i ens netværk”.
For at være en effektiv bestyrelsesforperson kræves der stærke lederegenskaber, evnen til at lytte og formidle, samt et klart overblik over virksomhedens strategi og mål. Forpersonen skal kunne balancere forskellige synspunkter og sikre, at bestyrelsen træffer beslutninger, der er til virksomhedens bedste. En anden ting er vigtigheden af udskiftning og de skiftende kompetencer som en virksomhed i udvikling kræver forskellige steder i sin udvikling. Som Jackie Phillip udtrykker det ”Der kan godt gå en rum tid, før et nyt medlem af bestyrelsen er up to speed, men man skal ikke forvente at sidde i en bestyrelse på livstid. En virksomhed, og personerne selv, udvikler sig og det kræver også at der skal nye kræfter og kompetencer til for at fortsætte udviklingen af virksomheden, eller måske træde ind i en helt ny fase af virksomheden udvikling”.
Det er afgørende, at forpersonen har en god relation til både virksomhedens ledelse og de øvrige bestyrelsesmedlemmer for at sikre en effektiv og harmonisk arbejdsgang.
2. Næstforpersonens rolle og ansvar
Næstforpersonen fungerer som forpersonens højre hånd og træder i forpersonens sted, hvis denne er fraværende. Næstforpersonen kan også have særlige ansvarsområder, såsom at lede bestemte komitéer eller arbejdsgrupper inden for bestyrelsen, og sikrer at bestyrelsens arbejde fortsætter ufortrødent, selv når forpersonen er fraværende. Derudover kan næstforpersonen fungere som en form for rådgiver og støtte for forpersonen, hvilket gør denne rolle central for en harmonisk bestyrelsesledelse.
For at være en effektiv næstforperson skal man have et dybt kendskab til virksomhedens strategi og bestyrelsens arbejde, samt kunne arbejde tæt sammen med forpersonen og de øvrige medlemmer. Det kræver også, at næstforpersonen er i stand til hurtigt at påtage sig ledelsesansvar og træffe beslutninger, når det er nødvendigt.
Det er en god idé at have en klar arbejdsfordeling mellem forperson og næstforperson, så rollerne ikke overlapper for meget, og begge kan arbejde effektivt uden at skabe forvirring.
3. Bestyrelsesmedlemmernes rolle og ansvar
Bestyrelsesmedlemmerne spiller en kritisk rolle i at give ledelsen strategisk rådgivning og overvåge virksomhedens overordnede retning. De har ansvar for at deltage aktivt i bestyrelsesmøder, stille kritiske spørgsmål, og bidrage med deres ekspertise til de beslutninger, der træffes. Medlemmerne skal også sørge for, at virksomheden overholder lovgivning, etik og virksomhedens værdier.
Effektive bestyrelsesmedlemmer er dem, der kommer forberedte til møderne, deltager aktivt i diskussioner, og som kan bidrage med deres unikke erfaringer og viden. De skal også være i stand til at tænke strategisk og være proaktive i forhold til at identificere og reagere på virksomhedens udfordringer og muligheder.
Diversitet i bestyrelsen – både i forhold til erfaring, køn, alder og baggrund – kan styrke beslutningsprocessen ved at bringe forskellige perspektiver og ideer til bordet.
4. Eventuelt: Revisor eller anden ekstern rådgivers rolle og ansvar
I mange bestyrelser er der også tilknyttet en revisor eller en anden ekstern rådgiver (eksempelvis en jurist), der kan bidrage med teknisk ekspertise inden for områder som regnskab, jura eller strategi. Revisorens primære rolle er at sikre, at virksomhedens regnskaber er retvisende, og at bestyrelsen har de nødvendige oplysninger til at træffe velbegrundede beslutninger.
Som revisor eller ekstern rådgiver er det vigtigt at opretholde en objektiv og uafhængig position, samtidig med at man bidrager aktivt til bestyrelsens arbejde. Man skal kunne formidle komplekse tekniske detaljer på en måde, der er tilgængelig for alle bestyrelsesmedlemmer, og sikre, at alle relevante love og standarder overholdes.
Etabler et tæt samarbejde mellem bestyrelsen og revisoren for at sikre, at økonomiske og juridiske spørgsmål bliver håndteret korrekt og rettidigt.
Sammensætning af en effektiv bestyrelse
”Et godt udgangspunkt ved rekruttering generelt, men især også når man sammensætter en helt ny bestyrelse, er det man kalder 100-dages-planen. Den indebærer, helt simpelt, at give kandidaterne en opgave; hvordan vil du gribe de første 100 dage an? Og i den kandidatens besvarelse af den opgave, finder du hurtigt ud af, om matchet er det rigtige” siger Jackie Phillip.
Derudover er det, når man organiserer en ny bestyrelse, vigtigt at gøre sig nogle tanker om følgende:
1. Kompetencer og erfaring
Bestyrelsens sammensætning bør afspejle de kompetencer og den erfaring, der er nødvendig for at føre virksomheden sikkert gennem både nuværende og fremtidige udfordringer. Det er vigtigt at have medlemmer, der forstår virksomhedens forretningsmodel, markedet og de specifikke udfordringer, virksomheden står overfor.
2. Diversitet
Diversitet i bestyrelsen kan skabe et bredere perspektiv og mere innovative løsninger. Dette gælder ikke kun for diversitet i køn og alder, men også i erfaring, uddannelsesmæssig baggrund, og kulturelle indsigter. En divers bestyrelse er bedre rustet til at håndtere komplekse problemstillinger og tilpasse sig en globaliseret verden.
3. Klar kommunikation
Kommunikation er nøglen til enhver succesfuld bestyrelse. Der skal være en klar kommunikationsstruktur, hvor alle medlemmer føler sig informerede og engagerede i bestyrelsens arbejde. Regelmæssige møder, en detaljeret dagsorden, og klare beslutningsprocesser er essentielle for, at bestyrelsen kan arbejde effektivt.
4. Strategisk fokus
Bestyrelsens primære opgave er at sikre virksomhedens langsigtede succes. Derfor bør bestyrelsen altid have et strategisk fokus, hvor den arbejder proaktivt med at identificere muligheder og risici, og tilpasse virksomhedens strategi efter skiftende markedsvilkår.
Der er hjælp at hente!
Det hele skal heller ikke være overladt til en selv, så en anden ting du som ejerleder kan gøre, når du skal etablere en bestyrelse, er at tage kontakt til en af de seks erhvervshuse i Danmark, som Jackie Phillip siger ”er det en gratis ydelse til virksomhederne at få rådgivning fra erhvervshusene. De kan tilbyde en kortlægning af virksomhedens kompetencer sammenholdt med virksomhedens visioner for fremtiden. Dertil har erhvervshusene et omfattende bestyrelsesnetværk og vil kunne hjælpe med at fremsøge de kompetencer man søger efter.”
Derudover har vi i Board Institute god erfaring med at hjælpe med bestyrelsesrekruttering. Det kan du læse mere om her.
Vil du vide mere?
Vidensdeling og det at holde sig opdateret er helt centralt som bestyrelsesmedlem og -leder. Og det at holde sig opdateret er noget af det, vi bryster os af at vi er gode til med bestyrelsesuddannelsen, så i al ydmyghed kunne en bestyrelsesuddannelse måske være den rette måde for dig at holde dig opdateret på. I så fald er du velkommen til at kontakte CEO Marius Sangild på ms@jackie-phillip.dk
